Αξιοποιώντας την πολυετή πείρα της και την υψηλή εξειδίκευσή της στον τομέα της τεκμηρίωσης, σάρωσης και αρχειοθέτησης εγγράφων του Δημοσίου, το σχετικό έργο αναλαμβάνει να φέρει σε πέρας η DOTSOFT AE.
Το προς ψηφιοποίηση αρχείο αφορά σε 7.200 οικογενειακές μερίδες, συνολικό όγκου 216.000 σελίδων διοικητικών εγγράφων, της πρώην Δημοτικής Ενότητας Βασιλικών. Τα περισσότερα από τα εν λόγω έγγραφα βρίσκονται σε ευπαθή και φθαρμένη κατάσταση, καθώς χρονολογούνται από το 1958 και επί σειρά ετών αξιοποιούνται σχεδόν καθημερινά, για να εξυπηρετήσουν εκατοντάδες αιτήματα δημοτών και υπηρεσιών.
Η DOTSOFT AE θα εκτελέσει το σύνολο των απαιτούμενων ενεργειών – από τη σάρωση και την τεκμηρίωση έως την ανάπτυξη βάσης δεδομένων και εφαρμογής αναζήτησης – προσφέροντας σύγχρονο, ασφαλές και εύχρηστο ψηφιακό περιβάλλον για υπαλλήλους και πολίτες.
Με εξειδικευμένα συνεργεία και σύγχρονο εξοπλισμό, η DOTSOFT AE αναλαμβάνει, εκτός των άλλων, την αρχειοθέτηση και την απόδοση μεταδεδομένων για το σύνολο του αρχείου, ενώ θα παραδώσει έτοιμο λογισμικό, πλήρως διασυνδεδεμένο με τις βάσεις δεδομένων του Δήμου Θέρμης, επιτρέποντας την άμεση αναζήτηση, διαχείριση και αξιοποίηση του ψηφιακού υλικού από εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους. Πρόκειται για έργο υψηλής κοινωνικής αξίας και τεχνικής πολυπλοκότητας, που εστιάζει τόσο στη διάσωση του φυσικού αρχείου όσο και στη βελτίωση της διοικητικής αποτελεσματικότητας των δημοτικών υπηρεσιών.
Η ψηφιακή μετάπτωση του αρχείου:
- Διασφαλίζει τη διαφύλαξη και την προστασία των δεδομένων από φθορά ή απώλεια.
- Επιταχύνει τη χορήγηση πιστοποιητικών και εγγράφων διοικητικών πράξεων μέσω εύκολης αναζήτησης και ταχείας πρόσβασης από προσωπικό ηλεκτρονικό υπολογιστή.
- Αναβαθμίζει τις υπηρεσίες του Τμήματος Δημοτικής Κατάστασης και Ληξιαρχείου, διευκολύνοντας την εξυπηρέτηση των πολιτών και τη διαλειτουργικότητα με άλλους φορείς.
Βάσει της σύμβασης που υπογράφηκε πρόσφατα, το έργο περιλαμβάνει:
- Τη σάρωση όλων των σελίδων με χρήση ειδικού εξοπλισμού και αυστηρό ποιοτικό έλεγχο.
- Την καταχώρηση μεταδεδομένων (όπως αριθμού μερίδας και ονοματεπώνυμου αρχηγού οικογένειας) σε βάση δεδομένων.
- Την ανάπτυξη λογισμικού με δυνατότητα αναζήτησης, προβολής, επεξεργασίας και εκτύπωσης αρχείων από εξουσιοδοτημένους χρήστες, με διασύνδεση μέσω LDAP.
- Την παράδοση των ψηφιακών εγγράφων σε πολλαπλά αντίγραφα και την ανάρτησή τους σε ηλεκτρονικό αποθετήριο του Δήμου.
- Τη φιλοξενία της εφαρμογής και της βάσης δεδομένων για διάστημα δύο ετών σε κατάλληλη υποδομή.
Η συνολική διάρκεια του έργου δεν υπερβαίνει τους έξι (6) μήνες, ενώ η χρηματοδότηση της σύμβασης γίνεται από τον ίδιο τον Δήμο Θέρμης με σχετική πίστωση του τακτικού προϋπολογισμού.
Με το εν λόγω έργο, ο Δήμος Θέρμης ενισχύει θεαματικά τη λειτουργικότητα των υπηρεσιών του και κάνει πράξη τη δέσμευση για δημόσιο τομέα προσβάσιμο, αποτελεσματικό και φιλικό προς τον πολίτη. Η DOTSOFT AE, επιστρατεύοντας την εξειδίκευση και την τεχνογνωσία της, συμβάλλει καθοριστικά στην ψηφιακή θωράκιση της θεσμικής μνήμης, στην αναβάθμιση της καθημερινής εξυπηρέτησης των δημοτών και στον εκσυγχρονισμό των διοικητικών λειτουργιών.
